F5 ile kayıt alın, görüşün, sonucu kaydedin
Bu kılavuz, çağrı personelinin Manuel Çağrı Havuzu’ndan F5 ile kayıt almasını, görüşme sonucunu kaydetmesini ve mevcut bir müşteriyle devam etmesini anlatır.
🔹 Temel kural
Kullanımda görünen kayıt başka bir kullanıcıya verilmez.
Kayıt F5 ekranında açık olduğu sürece size ayrılmış kalır ve bu ayırma belirli aralıklarla yenilenir. Bu nedenle ekranı işlem tamamlanmadan kapatmayın ve aynı anda birden fazla F5 ekranı açmayın.
🔹 Başlamadan önce
- DCS kullanıcı hesabınız ve çağrı alma yetkiniz aktif olmalıdır.
- Personel grubunuz ve satışlı / satışsız müşteri arama yetkileriniz tanımlı olmalıdır.
- Günlük arama limitiniz operasyon politikasına uygun olmalıdır.
- Ağ ve veritabanı bağlantınız kesintisiz olmalıdır.
🔹 F5 ile çağrı kaydı alma
- DCS ana ekranında F5 tuşuna basın.
- Sistem yetki, grup, atama, öncelik, arama zamanı ve günlük limit kontrollerini yapar.
- Uygun kayıt varsa Müşteri Arama ekranı açılır ve kayıt size ayrılır.
- Müşteri adı, telefonlar, adres, kanal, notlar, kayıt zamanı ve arama sayısını kontrol edin.
- Görüşmeyi yapın; işlem tamamlanıncaya kadar ekranı açık tutun.
Ekrandaki bilgi alanları
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Müşteri Bilgileri | Ad, telefon numaraları, kanal, not, kayıt zamanı ve önceki arama bilgileri |
| Adres Bilgileri | Adres, şehir ve ilçe |
| Arama Sonucu | Görüşmenin sonucu ve gerekiyorsa neden veya yeniden arama zamanı |
| Kayıtlı Müşteriler | Aynı telefon numarasıyla eşleşen mevcut müşteri kartları |
| Yapılan Satışlar | Eşleşen müşterinin önceki satışları |
🔹 Çağrı sonucunu kaydetme
Görüşme bittikten sonra uygun sonucu seçin, zorunlu alanları doldurun ve Kaydet düğmesine basın. Sonuç kaydedildiğinde kayıt üzerindeki ayırma sona erer ya da kayıt arşive taşınır.
| Sonuç | Ne zaman seçilir? | Sistem ne yapar? |
|---|---|---|
| Satış Yapıldı | Görüşme satışla sonuçlandıysa | Kayıt sonuçlandırılır; gerekirse mevcut müşteri kartına veya yeni müşteri kaydına geçilir. |
| Satış Yapılamadı | Müşteriyle görüşüldü ama satış olmadıysa | Satış yapılamama nedeni kaydedilir ve kayıt tamamlanır. |
| Ulaşılamadı | Telefon meşgul, kapalı veya yanıtsızsa | Neden ve arama sayısına göre yeni arama zamanı yazılır; deneme limiti aşılırsa kayıt tamamlanabilir. |
| Daha Sonra Ara | Müşteri belirli bir tarih ve saatte aranmak istiyorsa | Kayıt seçilen zamana kadar havuzda bekler, zamanı gelince yeniden uygun hale gelir. |
Dikkat edilecekler
- Satış Yapıldı seçeneğinde kanal bilgisi isteniyorsa boş bırakmayın.
- Satış Yapılamadı ve Ulaşılamadı seçeneklerinde nedeni mutlaka seçin.
- Daha Sonra Ara seçeneğinde tarih ve saatin müşteriyle kararlaştırılan zaman olduğunu kontrol edin.
- Not alanına kişisel veri politikalarına aykırı veya gereksiz bilgi yazmayın.
- Kaydetme tamamlanmadan ekranı kapatmayın.
🔹 Mevcut müşteriyle devam etme
Aranan telefon numarası daha önce bir müşteri kartında kullanılmışsa ekranın alt bölümünde Kayıtlı Müşteriler ve Yapılan Satışlar alanları görünür.
- Listelenen müşterinin görüştüğünüz kişi olduğunu doğrulayın.
- Doğru müşteriyse eski müşteri kartından devam etme seçeneğini onaylayın.
- Birden fazla eşleşme varsa doğru müşteriyi dikkatle seçin; emin değilseniz yeni kayıt oluşturmayın.
- Müşteri kartı açıldıktan sonra satış veya müşteri işlemini tamamlayın.
🔹 Yapın / yapmayın
| Yapın | Yapmayın |
|---|---|
| Her çağrıda doğru sonucu ve nedeni kaydedin. | Aynı anda birden fazla F5 ekranı açmayın. |
| Bağlantı sorunu yaşarsanız yöneticinize bildirin. | İşlem yapmadan formu zorla kapatmayın. |
| Müşteri eşleşmesini telefon ve ad bilgileriyle doğrulayın. | Kilitli kaydı açmak için veritabanında doğrudan işlem yaptırmayın. |
| Geri arama tarihini müşteriyle teyit edin. | Başka bir personelin adına kayıt sonuçlandırmayın. |
🔹 Karşılaşabileceğiniz durumlar
| Durum | Olası neden | Ne yapmalı? |
|---|---|---|
| Listelenecek müşteri bulunamadı | Havuz boş, arama zamanı gelmemiş, grup / atama uyuşmuyor veya yetkiniz uygun değil | Yöneticinizden personel grubunuzu, arama yetkilerinizi ve havuzdaki aktif kayıtları kontrol etmesini isteyin. |
| Günlük arama limiti aşıldı | Günlük limitiniz dolmuş | Yöneticinizle limitinizi kontrol edin. |
| Rezervasyon kaybedildi | Bağlantı kesilmiş veya kayıt yönetici tarafından açılmış olabilir | Ekranı kapatıp F5 ile yeniden kayıt alın; tekrarlarsa yöneticinize bildirin. |
| Sonuç kaydedilemiyor | Zorunlu neden, tarih veya kanal eksik ya da kayıt artık size ait değil | Ekrandaki mesajı okuyup alanları tamamlayın; kayıt başka kullanıcıya geçtiyse F5 ile yeni kayıt alın. |
🔹 Hızlı başvuru
| İhtiyaç | Kısa yol |
|---|---|
| Yeni çağrı almak | DCS ana ekranında F5 tuşuna basın. |
| Ulaşılamayan müşteriyi kaydetmek | Ulaşılamadı‘yı seçin, nedeni belirleyin ve Kaydet‘e basın. |
| Belirli bir saatte tekrar aramak | Daha Sonra Ara‘yı seçin, tarih ve saati belirleyip kaydedin. |
| Mevcut müşteriyle devam etmek | Kayıtlı Müşteriler alanından doğru müşteriyi doğrulayıp eski karttan devam edin. |
Yönetici işlemleri için Yönetici Kullanımı kılavuzuna bakın.