Excel’deki siparişlerinizi DCS’ye hızlı ve kontrollü aktarın
Excel’den Satış Aktarımı ekranı; web sitesi, pazaryeri ya da başka bir sistemden aldığınız sipariş listelerini tek seferde DCS’ye satış olarak aktarır. Dosyayı okurken her satırı kontrol eder, sorunlu satırları aktarımdan önce gösterir, müşteriyi mevcut kayıtlarla eşleştirir ve aynı siparişin ikinci kez aktarılmasını engeller.
🔹 Ne sağlar?
- Binlerce satırlık sipariş dosyalarının toplu ve hızlı aktarımı; satışlar paketler halinde kaydedilir, ekran aktarım sırasında donmaz
- Aktarımdan önce önizleme: her satırın durumu (Hazır, Uyarı, Hata) ve nedeni renkli olarak görünür
- Bir satışta birden fazla ürün
- Müşterinin mevcut müşterilerle eşleştirilmesi; eşleşmezse yeni müşteri kartı açılması
- Aynı siparişin ikinci kez aktarılmasının engellenmesi (Site ID ile)
- Sistemde olmayan ürün ve ödeme şekillerinin isteğe bağlı olarak otomatik eklenmesi
- Ekranın içinde şablon rehberi ve indirilebilir örnek şablon
- İlerleme takibi, güvenli iptal ve sonuçların Excel’e aktarılması
🔹 Ekranı açma
Menüden Excel’den Satış Aktarımı komutunu seçin. Önceki aktarım ekranı geçiş döneminde ekrandaki Eski Ekranı Aç düğmesiyle açılabilir.
🔹 Excel dosyasını hazırlama
En kolay yol, ekrandaki Örnek Şablonu İndir düğmesiyle örnek dosyayı kaydedip kendi verilerinizi onun üzerine yazmaktır. Örnek dosyada örnek satışlar ve her kolonun açıklaması (Açıklamalar sayfası ve başlık hücrelerindeki notlar) bulunur. Aynı bilgiler ekrandaki Şablon Bilgisi ve Örnek Şablon sekmelerinde de görülebilir.
- Dosya XLSX, XLS ya da CSV olabilir. Yalnız ilk sayfa okunur.
- İlk satır kolon başlıklarıdır; veriler 2. satırdan başlar.
- Başlıklar örnek şablondaki adlarla yazılırsa kolonların sırası değişse de doğru okunur. Başlıklar farklıysa kolonlar şablondaki sırayla (A’dan X’e) okunur; eski şablonla hazırlanmış dosyalar bu sayede çalışmaya devam eder.
- Telefon ve ürün kodu kolonlarını metin biçiminde tutmanız önerilir; böylece baştaki sıfırlar ve uzun numaralar bozulmaz.
Kolonlar
| Kolon | Başlık | Zorunlu | Açıklama |
|---|---|---|---|
| A | Adı Soyadı | Evet | Müşteri adı. Aynı siparişin bütün satırlarında aynı yazılmalıdır. |
| B | Adres | Hayır | Müşteri adresi |
| C | İl | Hayır | Müşteri eşleştirmede kullanılır |
| D | İlçe | Hayır | Müşteri eşleştirmede kullanılır |
| E | Telefon | Telefon veya GSM | Yalnız rakamlar alınır; boşluk, tire ve parantez atılır |
| F | GSM | Telefon veya GSM | Yalnız rakamlar alınır |
| G | E-posta | Hayır | Biçimi hatalıysa uyarı verilir, satış yine aktarılır |
| H | Ödeme Şekli | Evet | DCS’deki ödeme şekli adıyla harfi harfine aynı olmalıdır |
| I | Ürün Kodu | Evet | Ürün kodu, barkod ya da entegrasyon kodu (en fazla 20 karakter) |
| J | Miktar | Evet | Sıfırdan büyük tam sayı |
| K | Birim Fiyat (KDV dahil) | Evet | KDV dahil birim satış fiyatı; 149,90 ya da 149.90 yazılabilir |
| L | Satış Notu | Hayır | Satışın notu |
| M | Satış Tarihi | Hayır | gg.aa.yyyy; boşsa aktarım günü |
| N | Fatura No | Hayır | |
| O | Nerede Gördü (Medya) | Hayır | Boşsa “Otomatik Aktarım” yazılır |
| P | Personel Kullanıcı Adı | Hayır | Satışı yapan personelin DCS kullanıcı adı; boşsa aktarımı yapan kullanıcı |
| Q | Kupon Kodu | Hayır | |
| R | Promosyon Kodu | Hayır | |
| S | Ürün Adı | Hayır | Yalnız ürün DCS’de yoksa açılacak ürünün adıdır |
| T | KDV % | Hayır | 0, 1, 10 ya da 20; yalnız yeni açılacak ürün için. Eski 8 ve 18 değerleri 10 ve 20 olarak alınır. |
| U | Döviz | Hayır | TL, USD, EURO, GBP; yalnız yeni açılacak ürünün fiyatı için |
| V | Aktarım ID | Hayır | Kaynak sistemdeki sipariş numarası |
| W | Site ID | Hayır | Doluysa aynı ödeme şekli ve Site ID ile ikinci kez satış aktarılmaz |
| X | Özel Kod | Hayır | Satışın özel kodu |
Bir satışta birden fazla ürün
Siparişin ürünlerini alt alta yazın ve her satırda Adı Soyadı, Adres ve Telefon kolonlarını aynı yazın. Art arda gelen ve bu üç alanı aynı olan satırlar tek satış olarak kaydedilir. Ödeme şekli, tarih, not gibi satış bilgileri siparişin ilk satırından alınır; sonraki satırlarda yalnız ürün, miktar ve fiyat yeterlidir.
🔹 Adım adım aktarım
- Dosya Seç komutuyla Excel dosyasını seçin. Dosya okunur ve satırlar Önizleme ve Doğrulama sekmesinde listelenir.
- Ekran satırları otomatik olarak sunucuda da kontrol eder: ürün, ödeme şekli, personel, mükerrer satış ve müşteri eşleşmesi. Bu kontrol hiçbir şey kaydetmez; seçenekleri değiştirdikten sonra Kontrol Et ile tekrarlayabilirsiniz.
- Önizlemedeki renklere bakın: kırmızı satırlar aktarılmaz, sarı satırlar uyarıyla aktarılır. Satırın nedeni Mesaj kolonundadır; üstteki özet satırında Hazır, Uyarı ve Hata sayıları görünür.
- Hatalı satırlar varsa Excel’de düzeltip dosyayı yeniden seçin ya da bu satırların aktarılmamasını kabul edin.
- Aktarımı Başlat komutuna basın; aktarılacak ve aktarılmayacak satış sayısını gösteren onay mesajını kabul edin.
- İlerlemeyi alttaki çubuktan izleyin. Bitince aktarılan satırlar yeşil görünür; Satış ID ve Müşteri ID kolonları dolar.
- Sonuçları Sonuçları Excel’e Aktar ile dışarı alabilirsiniz. Bir satıra sağ tıklayıp Satışa Git ya da Müşteriye Git ile kaydı açabilirsiniz.
🔹 Aktarım seçenekleri
| Seçenek | Davranış |
|---|---|
| Müşteri eşleştirme | Excel’deki müşterinin mevcut müşterilerle nasıl eşleştirileceği (aşağıdaki tablo) |
| Bulunamayan ürünü yeni ürün olarak aç | Açıksa DCS’de bulunmayan ürün kodu için Ürün Adı, fiyat, KDV ve döviz kolonlarıyla yeni ürün açılır. Kapalıysa o satış aktarılmaz. |
| Tanımsız ödeme şeklini pasif ekle | Açıksa DCS’de olmayan ödeme şekli pasif ve Adreste Nakit türünde eklenir. Kapalıysa o satış aktarılmaz. |
| Paket (satış) | Bir seferde kaydedilen satış sayısı; varsayılan 200, 10 ile 1.000 arası |
Müşteri eşleştirme
| Seçenek | Davranış |
|---|---|
| Telefon + Adı + İl + İlçe aynıysa | Telefon, ad, il ve ilçesi aynı olan mevcut müşteri kullanılır (önerilen; önceki ekranın davranışı) |
| Telefonlardan biri eşleşirse | Telefon ya da GSM, mevcut bir müşterinin telefonlarından biriyle aynıysa o müşteri kullanılır |
| Her satış için yeni müşteri | Eşleştirme yapılmaz; her satış için yeni müşteri kartı açılır |
Dosyada aynı müşterinin birden fazla siparişi varsa hepsi aynı müşteri kartına bağlanır.
🔹 Hangi satır ne olur?
| Durum | Sonuç |
|---|---|
| Adı soyadı, ödeme şekli ya da ürün kodu boş | Hata; satış aktarılmaz |
| Miktar boş, sıfır, negatif ya da tam sayı değil | Hata |
| Birim fiyat boş, negatif ya da sayı değil | Hata |
| Tarih, KDV ya da döviz geçersiz | Hata |
| Personel kullanıcı adı DCS’de yok | Hata |
| Aynı ödeme şekli ve Site ID ile daha önce satış kaydedilmiş | Hata; satış ikinci kez aktarılmaz |
| Çok ürünlü bir satışın bir satırı hatalı | Satışın bütün satırları Hata olur; satış eksik ürünle kaydedilmez |
| Ürün DCS’de yok | Seçenek açıksa Uyarı (yeni ürün açılır), kapalıysa Hata |
| Ödeme şekli DCS’de yok | Seçenek açıksa Uyarı (pasif olarak eklenir), kapalıysa Hata |
| Telefon ve GSM boş | Uyarı; satış aktarılır |
| E-posta biçimi hatalı | Uyarı; satış aktarılır |
| Aynı dosya ikinci kez aktarıldı | Site ID dolu satışlar Hata olur; mükerrer satış oluşmaz |
🔹 Aktarım sırasında
- Aktarım sürerken seçenekler ve ilgili komutlar kilitlenir.
- İptal komutu aktarımı durdurur; gönderilmekte olan paket tamamlanır, sonraki paketler gönderilmez.
- Her paket bir bütün olarak kaydedilir: pakette beklenmeyen bir hata olursa o paketteki satışların hiçbiri kaydedilmez, satırları Hata olur ve aktarım sonraki paketle sürer.
- Formu aktarım sırasında kapatmak isterseniz aktarımı iptal edip kapatma seçeneği sunulur.
🔹 Sorun giderme
| Belirti | Ne yapmalı? |
|---|---|
| Dosyada aktarılacak satır bulunamadı | Verilerin 2. satırdan başladığını ve ilk sayfada olduğunu kontrol edin. |
| Bütün satırlar “Ödeme şekli tanımlı değil” | Ödeme şekli adlarının DCS’dekiyle harfi harfine aynı olduğunu kontrol edin ya da Tanımsız ödeme şeklini pasif ekle seçeneğini açın. |
| Ürünler bulunamıyor | Ürün kodunun DCS’deki ürün kodu, barkod ya da entegrasyon koduyla aynı olduğunu kontrol edin. Excel kodu sayıya çevirmişse kolonu metin biçimine getirin. |
| Fiyat yanlış okunuyor | Fiyatı sayı hücresi olarak girin. Metin olarak yazıyorsanız binlik ayırıcı kullanmayın: 1234,50 ya da 1.234,50 doğru okunur, ama yalnız “1.234” 1,234 olarak okunur. |
| Siparişin ürünleri ayrı satışlara bölünüyor | Siparişin satırlarının art arda olduğunu ve Adı Soyadı, Adres, Telefon kolonlarının her satırda aynı yazıldığını kontrol edin. |
| Sunucu kontrolü yapılamadı hatası | Veritabanı güncellemelerinin yapıldığını kontrol etmek için destek ekibimize başvurun. |
| Sonuçlar Excel’e aktarılamıyor | Dosyanın başka bir programda açık olmadığını ve klasöre yazma izniniz olduğunu kontrol edin. |